Văn phòng không giấy – Xu hướng cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số

1. Thế nào là văn phòng không giấy?

Trong một nghiên cứu gần đây, mỗi nhân viên mất đến 2h để tìm kiếm các loại giấy tờ, tài liệu mỗi ngày. Các nhà quản lý có thể mất trung bình 1000 giờ mỗi năm để tìm kiếm thông tin thất lạc. Tiền lương chi trả cho nhân viên phụ trách kiểm kê, lưu trữ hồ sơ dạng giấy lên đến 480 tỷ USD mỗi năm. Đó là lý do, một trong những cách tiết kiệm chi phí vận hành hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo hiệu suất nhân sự được khuyến khích áp dụng đó là chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy.

Văn phòng không giấy hay văn phòng điện tử hiểu một cách đơn giản là một văn phòng làm việc dựa trên một hệ thống phần mềm đã được thiết lập sẵn để phù hợp với yêu cầu, thực tiễn làm việc của các doanh nghiệp. Với văn phòng điện tử, các doanh nghiệp có thể làm việc, quản lý tài liệu, một cách đơn giản, dễ dàng, mà không nhất thiết phải có mặt trực tiếp tại văn phòng. Thay vì phải làm việc offline với bộ máy cồng kềnh, tất cả công việc sẽ được số hóa trên phần mềm.

2. Tại sao Văn phòng không giấy lại là xu hướng phát triển trong kỷ nguyên số?

Sự ra đời của văn phòng điện tử là xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí và tối ưu nguồn nhân lực chất lượng cao bởi  những lợi ích nổi bật so với văn phòng truyền thống:

Tiết kiệm thời gian lãng phí cho công việc hành chính

Thời gian dành cho việc nộp đơn, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu giấy nên được tối ưu để nhân sự tập trung cho những công việc hiệu quả hơn hay những dự án tạo ra doanh thu. Việc số hóa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ với 1 nút bấm, thay vì chật vật tìm kiếm hàng tập giấy tờ chất đống trong tủ tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Tiết kiệm chi phí

Rất nhiều loại chi phí từ nhỏ tới lớn mà một doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khi sử dụng mô hình Văn phòng không giấy:

• Chi phí hành chính: Giảm thiểu tối đa chi phí cho giấy tờ, máy in, mực in, bưu phí. 
• Chi phí văn phòng: không gian văn phòng cho các tệp 
• Chi phí lãng phí nhân lực
• Các loại chi phí thất thoát do rủi ro

Dễ dàng chuyển giao thông tin

Hệ thống cho phép đính kèm tài liệu dưới dạng hình ảnh, các tệp định dạng .docx, .pdf,… giúp dễ dàng chuyển giao thông tin giữa các nhân sự thay vì phải lọc tìm văn bản giấy, phân loại, sắp xếp mất thời gian. Phần mềm còn hỗ trợ trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi thông báo, công văn, tài liệu giúp xử lý vấn đề nhanh chóng, minh bạch.

Tăng cường bảo mật

Các tài liệu vật lý rất khó theo dõi – hàng đống giấy có thể bị thất lạc hoặc bị mối mọt hoặc kém chất lượng theo thời gian. Cũng rất khó để kiểm soát việc truy cập, in và sao chép các tệp nhạy cảm. 

Văn phòng không giấy sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây  thay thế cho tài liệu bản cứng và không gian lưu trữ hồ sơ. Tính bảo mật dữ liệu thậm chí còn tốt hơn so với việc lưu trữ tài liệu cứng.

Tài liệu online sẽ được phân quyền truy cập đến từng người có liên quan, quyền hạn truy cập cũng được giới hạn theo quyền xử lý tài liệu như: quyền xem, quyền chỉnh sửa, quyền tạo, quyền duyệt…